Электронные системы в малярно-кузовном цехе

Большинство электронных систем преследует несколько основных целей:

■ сокращение объема «бумажного» документооборота,

■ сокращение потерь времени на оформление документации,

■ создание единого корпоративного информационного пространства,

■ ведение бухгалтерии и учета,

■ планирование задач,

■ поддержание бизнес-процессов предприятия.

По практике проведения различных консалтинговых мероприятий в российских малярно-кузовных цехах как дилерского, так и независимого формата было выделено несколько наиболее и наименее автоматизированных подразделений малярно-кузовного цеха.

К наиболее автоматизированным подразделениям относятся:

Бухгалтерия. В этом подразделении традиционно автоматизировано практически все, начиная с взаиморасчетов с клиентами и поставщиками и заканчивая начислением заработной платы сотрудникам и взаимодействием с налоговыми органами. В большинстве случаев в бухгалтерском подразделении установлено программное обеспечение, одобренное законодательством Российской Федерации («1С», «БЭСТ», «Парус» и др.). Преимущественно подразделение бухгалтерии оснащается так называемыми «коробочными» версиями программного обеспечения, что благодаря высокому уровню стандартизации бизнес-процессов в подразделении бухгалтерии является наиболее простым и эффективным решением.

Служба снабжения и склад запасных частей. В этих подразделениях автоматизация представлена в виде электронных каталогов запасных частей (служба снабжения) и учетной бухгалтерской системы, позволяющей выполнять оприходование/списание деталей, взаимодействие с контр­агентами. К сожалению, большая часть малярно-кузовных цехов не использует программное обеспечение для поиска и заказа запасных частей, что существенно повышает потери времени на логистику запчастей и увеличивает риск ошибочного заказа.

К наименее автоматизированным подразделениям относятся:

Подразделение приемки-выдачи автомобилей. В большинстве случаев в этом подразделении имеется лишь общая учетная система, позволяющая открывать/закрывать заказ-наряды, и программное обеспечение для оценки объема ремонта (AudaTex, EuroTax, SilverDat, нормативные справочники завода-изготовителя). Программное обеспечение, позволяющее обеспечивать планирование загрузки малярно-кузовного цеха, отслеживание этапов ремонта автомобиля и автоматизировать взаимоотношения с клиентами МКЦ, либо вовсе отсутствует, либо реализовано в стандартных офисных приложениях (MS Excel, Outlook), что не позволяет в полной мере обеспечивать эффективную поддержку бизнес-процессов малярно-кузовного цеха. Также практически отсутствует программное обеспечение, позволяющее примерно оценить расход лакокрасочных и расходных материалов на ремонт автомобиля на этапе предварительного определения объемов ремонта.

Склад лакокрасочных и расходных материалов. В большинстве случаев склад лакокрасочных и расходных материалов располагает только внутренней учетной системой, позволяющей проводить оприходование материалов на склад и списание их в заказ-наряд. Программного обеспечения, позволяющего оценивать фактический расход материалов каждым сотрудником на каждый автомобиль, равно как и программного обеспечения, позволяющего проводить оценку необходимого количества запасов на складе по каждому продукту, либо нет, либо оно не используется.

Лаборатория цветоподбора. В случае если лаборатория цветоподбора является самостоятельным, отдельным от склада материалов подразделением, единственным программным обеспечением в этом подразделении является база данных рецептур автомобильных цветов, предоставляемая поставщиком лакокрасочных материалов. Программное обеспечение, позволяющее своевременно производить заказ компонентов краски, зачастую отсутствует либо не используется.

Корпоративное управление малярно-кузовным цехом. Это подразделение в большинстве случаев наименьшим образом соответствует определению «автоматизированное». Фактически программное обеспечение для этого подразделения должно представлять собой симбиоз из инструментов планирования, контроля и оптимизации бизнес-процессов, принятых в малярно-кузовном цехе. Однако по причине того, что во многих малярно-кузовных цехах зачастую отсутствует само определение «управление бизнес-процессами», управление предприятием осуществляется исключительно на оперативном уровне, постепенно превращаясь в постоянное «тушение пожаров», и внедрение некой системы, позволяющей управлять производственными процессами в этом «хаосе», не представляется возможным по определению.

Возникает резонный вопрос: что делать?

Большинство руководителей малярно-кузовных цехов желают приобрести некую «палочку-выручалочку» в виде компьютерной программы, которая решила бы все организационные и технические проблемы на предприятии. Возможно, по прошествии достаточно длительного времени что-нибудь подобное на рынке и появится, однако не стоит забывать, что основу любой компании составляет персонал — люди, обладающие определенными навыками и мотивированные на выполнение своих задач. По-моему, именно с этого и стоит начинать.

Прикладное программное обеспечение, облегчающее работу сотрудников в тех или иных подразделениях, несомненно, существует.

Например, компания R-M BASF оснащает лаборатории своих клиентов учетным комплексом для лабораторий цветоподбора Shop Master. Принцип его работы прост и эффективен. Колорист с помощью учетного комплекса находит необходимый рецепт приготовления цвета, вводит наименования окрашиваемых на автомобиле деталей, а программа автоматически калькулирует вес каждого из компонентов краски. Колорист, вливая компоненты для смешивания, подтверждает факт расхода компонента. В силу того, что компьютер с установленной программой соединен с электронными весами, автоматически происходит коррекция рецептуры в случае перелива компонента краски и списание компонента из базы остатков компонентов на выбранный заказ-наряд. При этом также производится расчет себестоимости и отпускной цены подобранной краски, что особенно важно при выполнении цветоподбора в независимой (не относящейся к малярно-кузовному цеху) лаборатории цветоподбора. Согласитесь, простая утилита, но как она облегчает жизнь колористу!

Еще один пример. Недавно я столкнулся с авторской разработкой, позволяющей определить примерный расход лакокрасочных и расходных материалов на этапе приемки автомобиля в ремонт. Тоже очень простая в использовании, но существенно облегчающая жизнь мастеру цеха утилита. Суть в следующем: при приеме автомобиля в ремонт мастер-приемщик выбирает в программе тип кузова и класс автомобиля, а также окрашиваемые детали из списка, проставляет тип повреждения окрашиваемой детали (замена, шпатлевание < 50% поверхности, шпатлевание > 50% поверхности) и нажимает кнопку «Рассчитать». После этого программа выдает ему перечень и количество необходимых для проведения ремонта материалов и их стоимость. При этом перечень материалов можно сразу передать в цех в виде заявки на склад, а стоимость внести в предварительную калькуляцию на ремонт, выдаваемую клиенту. Таким образом, техник склада получает базовую информацию о материалах, необходимых к выдаче для проведения ремонта, а это снимает большинство противоречий между складом материалов и цехом, соответственно экономя рабочее время участников процесса приема-выдачи материалов для ремонта.

Конечно, существует еще немало примеров программного обеспечения, облегчающего жизнь сотрудникам малярно-кузовного цеха локально на различных участках работы, но многие руководители МКЦ резонно полагают, что этого недостаточно и необходим один универсальный инструмент, призванный автоматизировать большинство процессов на предприятии и обеспечивать необходимый уровень контроля и управления производственными процессами. И такие системы есть, причем существует достаточно много их разновидностей. Имеются как «коробочные» версии, так и программы, требующие серьезной настройки и адаптации к бизнес-процессам на предприятии.

Какая версия предпочтительнее? Конечно, решать клиенту. Все равно, что спросить, кто важнее: лошадь или наездник? Автомобиль или водитель?

Для некоторых стандартизированных в своей области процессов оптимально готовое «коробочное» решение, к другим же процессам необходима серьезная адаптация. В силу практически полного отсутствия стандартов работы малярно-кузовных цехов как дилерского, так и независимого формата объем адаптации программного обеспечения достаточно велик. При этом зачастую для внедрения современной системы управления производством приходится полностью, до деталей, изучить имеющуюся систему бизнес-процессов и формализовать ее. Это довольно трудоемкий, но необходимый процесс в силу того, что без выстроенных и формализованных процессов невозможна эффективная работа системы управления производством.

Нередко к процедуре формализации процессов привлекаются сторонние консалтинговые компании, специализирующиеся в области кузовного ремонта и окраски автомобилей. Зачастую эти компании являются также и поставщиками программного обеспечения, однако не менее часто для проведения описания и формализации бизнес-процессов в малярно-кузовном цехе привлекаются компании, не предоставляющие своим клиентам программного обеспечения, но при этом являющиеся профессионалами в области кузовного ремонта и окраски автомобилей. Например, клиентам компании «Европроект» предлагается и успешно реализуется формат консалтинговой поддержки «Анализ бизнес-процессов». Он подразумевает собой детальное изучение бизнес-процессов малярно-кузовного цеха, описание существующей системы процессов в виде блок-схем, определение потенциала и разработку рекомендаций по оптимизации бизнес-процессов, разработку должностных инструкций, отражающих оптимизированную схему бизнес-процессов. Фактически блок-схемы с описанием оптимизированных процессов являются основой для разработки либо адаптации электронной системы управления производством. В большинстве случаев уже на этапе начала работы по формализации системы бизнес-процессов выявляются возможности для оптимизации системы, что уже само по себе приносит ощутимую пользу малярно-кузовному цеху. Последующие шаги по закреплению оптимизированной системы бизнес-процессов в электронной системе управления предприятием позволяют существенно ускорить процедуры документооборота, повысить «прозрачность» процессов и создать инструменты реального, а не номинального управления производством.

В итоге вопрос «Что важнее, процессы или система?» остается открытым. В зависимости от эффективности существующих бизнес-процессов можно выбрать как путь адаптации процессов под «коробочное» решение электронной системы управления предприятием, так и пойти путем адаптации программного обеспечения к наиболее эффективным существующим процессам. В любом случае потребителю программного обеспечения необходимо детально разобраться в тех процессах, которые уже существуют на его предприятии, оценить возможности оптимизации и принять решение, наиболее полно соответствующее его потребностям.