Смена учетной системы

Рано или поздно «самодельные системы» устаревают и перестают отвечать требованиям и уровню развития бизнеса. С другой стороны, появляются специализированные фирмы, предлагающие как отечественные разработки, так и адаптированные западные учетные системы. Сдерживают процесс перехода на современные системы упорные слухи, что обычно переход с одной учетной системы на другую в условиях работающего предприятия – это всегда болезненный, тяжелый и очень трудозатратный процесс. Часть данных при этом теряется, логические связи нарушаются. Чтобы восстановить утраченное, нужны дополнительные время и труд. Эти слухи не всегда лишены оснований.

Однако существует и положительный опыт быстрого и относительно простого перехода с устаревшей (или не устраивающей по ряду соображений) системы на современную. Об одном из таких проектов расскажет эта статья.

• ЗАО ТПК «Трейдинвест» – одно из крупнейших московских предприятий, осуществляющих продажи и обслуживание автомобилей. Официальный дилер Opel, Chevrolet, Cadillac, SAAB, Hummer. Основано в 1994 г.
• Компания «1С-Рарус» – совместное предприятие фирм «1С» и «Рарус». За 15 лет работы клиентами компании стали 70 000 предприятий России и стран СНГ. В их числе – подразделения крупнейших мировых компаний. В 12 офисах компании в России, Украине и Болгарии работают 1300 сотрудников. Компания сертифицирована на соответствие ISO 9001:2000. Сертифицированный партнер Microsoft. Имеет множество международных статусов.

С представителем каждой из этих компаний побеседовал корреспондент журнала и выяснил, как каждая компания оценивает сложившуюся ситуацию.

Гаврилов Владимир Иванович, руководитель проектов отдела «Альфа-Авто» департамента отраслевой автоматизации компании «1С-Рарус»: 

Весной прошлого года в компании «Трейдинвест» появилась необходимость сменить учетное программное обеспечение. Проанализировав предложения рынка, руководство компании остановило свой выбор на «Альфа-Авто». Причем внедрение также было решено проводить с нашей помощью.

Напомним, учетный программный продукт «Альфа-Авто», предназначенный для предприятий, продающих и обслуживающих (ремонтирующих) автомобили, на рынке с 2005 г. За это время было произведено несколько обновлений. Продукт может внедряться как специалистами «1С-Рарус», партнерами компании «1С», так и самостоятельно, силами ИТ-подразделений предприятия. Подробнее о системе «Альфа-Авто» можно прочитать в одном из последних номеров нашего журнала.

Проект выполнен на базе отраслевого решения «Альфа-Авто: Автосалон + Автосервис + Автозапчасти ред.4» на платформе «1С – Предприятие 8».

Нами был осуществлен перенос данных из старой учетной системы в новую, проведено обучение пользователей, выполнены дополнительные настройки программного обеспечения по требованию заказчика с учетом специфики предприятия и особенностей продажи и обслуживания автомобилей тех марок, дилером которых является «Трейдинвест».

Затем под контролем наших специалистов прошел период опытной эксплуатации, в течение которого пользователи привыкали к программе, и осуществлен запуск в эксплуатацию, сопровождающийся полным отказом от старого программного обеспечения.

В результате компания-заказчик проекта получила единую информационную систему, обеспечивающую прозрачность учета и возможность контроля текущей деятельности предприятия в режиме реального времени. Снизилось количество неликвидных запасов, сократилось время обслуживания клиентов и сроки ремонта.

Виноградов Андрей Кириллович, заместитель генерального директора по информационным технологиям ЗАО ТПК «Трейдинвест».

Как всегда, было несколько причин.

Сначала мы пользовались самодельной учетной системой, которая была создана и сопровождалась командой наших программистов. Однако настало время, когда поддерживать и совершенствовать ее стало крайне сложно. «Патриархи» системы ушли, а новым специалистам легче создать новую систему, чем разбираться в существующей и научиться ее модернизировать.

Кроме того (это второе), в основе нашей старой учетной системы лежали критерии, отличные от тех, которые требуются в настоящий момент. Способы управления данными и инструментарий уже успели значительно устареть.

Третья причина – это надежность. Известно, что устаревающее программное обеспечение не всегда «чувствует себя комфортно» в новых операционных системах. Любая, даже незначительная модификация рабочей системы, приводила к снижению ее стабильности, а сама процедура становилась более трудоемкой и существенно менее оперативной.

Первоначально была выбрана одна из европейских учетных систем, адаптированная к нашим условиям, и выполнена процедура перехода. В процессе опытной эксплуатации выяснилось, что учет и аналитика в ней выполнены блестяще, однако ее адаптация оставляла желать лучшего. Самые большие проблемы возникли с документацией, которая регламентирована Министерством финансов РФ и налоговыми органами. Да и просто откорректировать или отменить выписанный счет не представлялось возможным.

Когда мы убедились, что только отечественные разработки систем оперативного и бухгалтерского учета способны в полной мере соответствовать требованиям российского законодательства, то начали с планомерного обзора существующего предложения на российском рынке учетных программных продуктов. Причем в качестве основных критериев отбора ставили не только хорошо развитый функционал системы, но и объем поддержки, сопровождения, а также методы внедрения, т. е. обратили самое пристальное внимание на то, что больнее всего сказалось при нашем предыдущем опыте. Мы делали ставку на долгосрочное сотрудничество, значит, нашим партнером должна стать динамично развивающаяся компания, имеющая хорошие отзывы от тех, кто уже пользовался ее услугами.

Когда выбор пал на компанию «1С-Рарус», ее специалисты провели очень тщательное обследование и, изучив наши нужды, показали, что есть у них в стандартных конфигурациях ПО, а что необходимо сделать конкретно под наши условия. Для нас было очень важно, что они обозначили вполне «вменяемые» сроки внедрения новой системы.

Поскольку у нас достаточно развитая организационная структура предприятия с большим количеством подразделений и функциональных групп, было принято решение вводить новую учетную систему поэтапно: вначале «Сервис и склад», затем «Салон» и т. д.

Самым сложным мы считали процесс переноса данных в новую систему. Сейчас вся база данных полностью перенесена. Специалистами «1С-Рарус» эта работа была сделана на очень высоком профессиональном уровне. Мы считаем, что конвертировать данные из старой системы в новую, причем перенести все таким образом, чтобы не нарушить логические связи, – работа объемная и тонкая. Благодаря специалистам компании «1С-Рарус» она была сделана быстро и точно.

В дальнейшем этой компанией был хорошо организован процесс внедрения, которому предшествовало грамотно спланированное и успешно проведенное обучение наших пользователей. Для этого мы выделили целый класс с пятью рабочими местами. Класс жив до сих пор, при внедрении новых блоков системы мы продолжаем обучать там наших специалистов. Мы считаем, что чем грамотнее специалист использует систему и чем больше ее возможностей применяет на практике, тем эффективнее она работает. Поэтому сил и времени на обучение не жалеем.

При внедрении системы специалисты «1С-Рарус» первые дни основное внимание уделили приемке. Из-за большого количества клиентов время тогда было тяжелое, тем не менее с раннего утра и до вечера они работали вместе с нашими людьми. И только когда совершенно убедились, что приемщики полностью освоились, они перенесли фокус внимания на работу других подразделений и отделов.

В целом система «Авто-Альфа» нравится. Она грамотно построена, имеет тщательно организованную структуру базы данных, благодаря чему может быть осуществлен весьма быстрый доступ, отбор и сортировка данных по многим критериям. Хорошо продуманная информационная структура и функционально полный набор процедур позволяют сделать систему достаточно гибкой. Системой довольно и руководство предприятия, и сами пользователи.

Боюсь, что количественных показателей у меня недостаточно, но мы сразу почувствовали преимущества новой системы.

Поясню, в чем тут дело. Наша старая «самодельная» система представляла собой набор мало связанных друг с другом блоков. Поэтому процесс отслеживания логических связей и технологических цепочек с ее помощью был весьма трудоемким. В системе «Авто-Альфа» это сделать достаточно просто. Система хорошо отражает организационную структуру предприятия и представляет собой стройную, логически завершенную конструкцию. Если старую систему можно было назвать системой с трудом, то эта система с большой буквы.

Можно привести пример того, как это помогло на практике. Каждое действие складских служб нашего предприятия обычно имеет три грани-компонента: товар или деталь, документ на товар или деталь и стоимость товара или детали. В процессе внедрения необходимо отслеживать обработку учетной системой каждой из этих компонент. При этом порой обнаруживали, что наша производственная структура построена не вполне оптимальным образом, т. е. причина возникновения той или иной проблемы крылась не в системе «Авто-Альфа», а в несовершенстве нашей организационной структуры. Нам пришлось на ходу проводить ее оптимизацию. В результате внедрения пришлось видоизменить часть технологических цепочек и последовательность выполнения операций. Зато мы получили стабильную надежно работающую структуру. Сервис, склад и салон с новой учетной системой уже работают полностью. У нас более 200 рабочих мест, причем более 80 из них обычно работают с учетной системой одновременно.

Да, мы хотим подключить к общей учетной системе еще интернет-магазин. Для этого уже практически все сделано. Отработаны механизмы выгрузки онлайн состояния базы данных, наличия товара на складе и его цены. Проработаны методы проведения акций (учет временных скидок) и работа с корпоративными клиентами. Сейчас ведется работа по оптимизации доставки. Надеюсь, в ближайшее время начнем пробную эксплуатацию системы.

Сейчас, когда уже есть надежно работающая базовая система учета, мы вплотную подошли к тому, чтобы заняться клиентской подсистемой (CRM). Мы уже начали приводить в порядок клиентскую базу данных. Внедрение клиентской подсистемы позволит нам упорядочить работу с клиентами за счет использования в полной мере интернет-сервисов, сотовой связи и сервисов SMS-сообщений.

Система упростит дифференцирование клиентов и позволит лучше организовать индивидуальный подход к каждому из них. Но это чуть более дальняя перспектива.

Система совершенствуется; важно, что ее развитие заложено в структуру.

Я понимаю, что, наверное, можно было выбрать систему дешевле и проще. Но, судя по нашим тенденциям, «Авто-Альфа» сможет полностью обеспечить не только нужды сегодняшнего дня, но и все перспективы роста нашего бизнеса, это система «на вырост».

Конечно, для компании «1С-Рарус» внедрение у такого крупного дилера – событие важное, требующее тщательного планирования, формирования проектной команды. Этой программой пользуется более сотни предприятий примерно такого же масштаба, как и «Трейдинвест», но менее чем в десяти из них внедрение осуществляла сама компания-разработчик. Во всех остальных случаях внедрением занимались ее партнеры и сами предприятия-пользователи, что еще раз подчеркивает доступность программы не только по цене, но и в плане внедрения.

И действительно, благодаря профессионализму работников, грамотному планированию и тщательной подготовке процедура прошла достаточно легко и гладко, с соблюдением установленных сроков, так что представители ТПК «Трейдинвест» довольны не только работой партнера и продуктом «Авто-Альфа», но и относительной простотой перехода на новую систему. Что ж, у того, кто имел опыт перехода, есть с чем сравнить.