IT-решения для СТО

Есть много доводов, обуславливающих необходимость автоматизации бизнеса, начиная от возможности контролировать деятельность компании и каждого ее сотрудника, заканчивая возможностью прогнозировать темпы развития предприятия, ставить цели и работать на перспективу. Все эти аргументы справедливы и для авторемонтного бизнеса. Существует и куда более понятный довод – конкурентная среда, которая требует соответствовать условиям и заставляет использовать максимум инструментов для повышения эффективности.

На авторемонтном рынке существуют разные IT-решения для организации работы автосервисных станций, предлагается множество программ. И порой не сразу удается выбрать правильный софт – ведь и здесь надо четко понимать критерии подбора и технические нюансы. С этими и другими вопросами, касающимися внедрения новых технологий на автосервисе, мы обратились к экспертам IT-рынка, Тимофею Остроушко, главе компании «АвтоСофт», и Галине Кожевниковой, маркетологу компании «ТрэйдСофт».

По мнению Галины, автоматизация бизнеспроцессов – неизбежный этап развития любого, направленного на качественный рост, авто-сервисного предприятия. «В «жизни» любого автосервиса наступает момент, когда из уровня кустарной мастерской он вырастает до серьезного предприятия технического обслуживания: с постом приемки автомобилей, с технически сложным оборудованием, штатом работников и клиентской базой», – заявляет Галина. Этот рост, по мнению эксперта, сопровождается необходимостью решать увеличившийся объем задач, налаживать грамотный учет склада и финансов, четче контролировать процесс ремонта автомобилей, правильно оформлять всю соответствующую документацию и осуществлять экономический анализ деятельности СТО. «И все эти и многие другие задачи успешно решает правильно подобранное программное обеспечение», – считает Галина.

Это мнение разделяет и Тимофей, убежденный в том, что «автоматизация предприятий сферы автобизнеса – не просто дань модному тренду, заданному мировыми автопроизводителями, а реальная необходимость». Как точно подметил Тимофей, даже автомастерские гаражного типа понимают необходимость внедрения специальной программы, хотя бы на один компьютер. На самом деле, практически любую задачу, которая стоит перед автосервисом в конкретный момент его работы, или же любые цели, к которым стремится СТО, можно решить с помощью программного обеспечения. Круг задач обширен, и все они находятся в такой взаимосвязи, что автоматизация одних процессов требует автоматизировать и другие. Только при таком условии вся СТО может работать как слаженный, контролируемый и управляемый механизм. И это незамедлительно скажется и на увеличении клиентского пула. Автосервис, в этом случае, как справедливо отмечает Тимофей, повышает уровень обслуживания клиентов. «Ведь им приятно, когда все быстро, четко, прозрачно, когда не нужно долго ждать, пока менеджер оформит документы, вручную посчитает, сколько будут стоить ремонтные работы», – убежден он.

Такая «цепная реакция» роста зачастую приводит и к диверсификации деятельности СТО. «Бывает, что автосервис растет не только «вглубь», улучшая качество услуг, но и «вширь», расширяя спектр своей деятельности, чаще всего за счет торговли запчастями», – рассказывает Галина. Действительно, продажа автокомпонентов представляет одну из основных доходных статей для автосервисов. «Преимущества для СТО и ее клиентов тут очевидны, – отмечает Галина. – Это получение дополнительной прибыли, возможность качественного и быстрого ремонта авто и, как следствие, повышение лояльности клиентов. И эта задача успешно решается с помощью современного программного обеспечения».

Вопросы выбора

Для достижения максимально эффективного результата, стабильного улучшения качества работы и роста бизнеса необходимо правильно выбрать соответствующее программное решение. «Если автосервис хочет расти и развиваться, то и ПО должно быть «на вырост», универсальным, то есть подходить предприятию любого масштаба – от одного до десятков рабочих мест с филиалами, складами, магазинами. Программа не должна охватывать лишь специфический участок ремонтного процесса, ее задача – автоматизировать все сферы деятельности СТО, от приемки автомобиля до торговли автозапчастями», – убеждена Галина. По ее мнению существуют несколько ключевых параметров, которым должно соответствовать ПО для автосервиса:

контролировать уровень загрузки СТО, полноту и качество выполняемых работ;

повышать скорость выполнения работ за счет автоматизации отдельных процессов и эффективного распределения ресурсов - человеческих, технических, финансовых;

делать прозрачным процесс ремонта, как для владельца СТО, так и для клиента за счет правильно оформленной документации, ведения базы с историями ремонтов автомобилей, за счет наличия справочной и нормативной информации;

иметь широкие возможности для управления и аналитической деятельности: генерировать различные виды отчетов о деятельности предприятия, что позволит руководителю принимать правильные управленческие решения;

полностью автоматизировать торговую деятельность СТО: управление товаром, ведение документации, работа с поставщиками, подбор автозапчастей с аналогами.

Вместе с тем программа должна быть достаточно гибкой, с возможностью настройки под нужды каждого конкретного пользователя, простой в овладении и использовании.

В качестве приоритетных критериев Тимофей выделяет несколько особенностей правильного ПО. «Важно, чтобы программа обладала максимальным набором функций, которые сокращают время на подготовку документов, расчет стоимости работ и анализ состояния дел автосервиса», – уверен Тимофей. По его мнению, при наличии разнообразных функций, ПО должно быть «легким» и неперегруженным. «У программы должен быть дружественный, понятный интерфейс, чтобы можно было свести к минимуму необходимость обучения работе с ней, – уточняет Тимофей.– Очень важно, чтобы разработчик позаботился о наличии руководства пользователя и дополнительных материалов, которые помогут быстрее разобраться с ПО. Это могут быть, например, видеоролики с аудиокомментариями. Желательно, чтобы программа содержала возможность формирования гибких, настраиваемых пользователем отчетов. Программа не должна быть очень требовательной к ресурсам компьютера, иначе автосервису придется еще потратиться и на мощный компьютер, чтобы он мог «тянуть» софт, написанный не совсем оптимально».

Все вышесказанное указывает на то, что наиболее оптимальным вариантом для автосервисного предприятия является специализированное ПО, а «не какая-то конфигурация или надстройка над базовой универсальной программой, которую придется долго и затратно «доводить до ума», чтобы она могла обеспечить нужный функционал», – отмечает Тимофей. По его мнению, такой специализированный софт должен содержать в себе справочники с заводскими нормами для расчета стоимости ремонта. Это удобнее, нежели подключение сторонних баз за дополнительную плату.

Другим критерием выбора является сервис и поддержка. По мнению специалистов компании «АвтоСофт», пользователю необходимо почитать отзывы о программе, пообщаться на сайте разработчика, если таковой есть (что всегда, кстати, только в плюс самому разработчику); важно также знать, насколько часто обновляется программа, на какой основе (платно или нет) предоставляются обновления, какие услуги входят в комплекс технической поддержки. В пользу выбора той или иной компании-поставщика IT-решения для СТО выступает также и срок ее работы на рынке и «возраст» программы.

«Важно предварительно посмотреть демо-версию программы, – рекомендует Тимофей. – Или договориться о такой демонстрации с менеджером компании». Кроме того, заранее, до приобретения программы, нужно оценить все затраты, связанные с ней – плата за годовое обслуживание, продление лицензии, новые версии софта.

«Не гонитесь за низкой стоимостью. В этом случае действует тот же принцип, как и во всех остальных сферах жизни: скупой платит дважды,– советует Тимофей. – «Купившиеся» на низкую стоимость, зачастую вынуждены потом переходить за дополнительную плату на «нормальный» софт».

О программах

Этим и многим другим критериям соответствуют программные решения, которые представляют компании наших спикеров.

В частности, для автопредприятий, осуществляющих не только ремонт машин, но и продажу автозапчастей, «ТрэйдСофт» предлагает про-грамму «AutoИнтеллект». Этот инструмент автоматизации процессов, как объясняет Галина, сочетает в себе как стандартные для ПО подобного назначения процессы, так и уникальные возможности. В нем учтены такие критерии как скорость обработки данных, многообразие функций, удобный настраиваемый интерфейс.

«AutoИнтеллект» – это уникальный, не имеющий аналогов инструмент продажи автозапчастей. Вот только несколько преимуществ, которые предоставляет программа «AutoИнтеллект» своим пользователям:

многофункциональный поиск запчастей из различных источников, включая поиск по основной базе данных, базе подключенных автокаталогов, на сайтах поставщиков;

гибкая система ценообразования на базе про-водимых акций и скидок. Различные схемы ценообразования для товара в наличии;

загрузка прайс-листов любых объемов из различных источников, возможность обновления уже загруженных прайсов;

встроенная CRM-система (Customer Relationship Management), позволяющая управлять отношениями с клиентами. Автоматическая рассылка sms- и e-mail- уведомлений;

система управления запасами: мастер по созданию заказов поставщику, возможность установки «Точки заказа», отображение фактических, ожидаемых и свободных остатков.

«Мастер заказа» по минимальным остаткам, предоставляющий возможность установить минимальное допустимое количество находящегося на складе товара. Анализирует количество автозапчастей на складе для выявления потребности пополнения складских запасов;

оптимизация складских запасов при помощи «Мастера заказа»: анализ потребности в складских запасах на основе данных об объемах продаж и сезонности, а также с учетом аналогов.

возможность провести АВС-анализ продаж, заказов клиентов.

Помимо этого, «AutoИнтеллект» – гибкий и настраиваемый инструмент, к программе можно подключить дополнительные модули. Это такие сервисы как Веб-проценка (персонализированная информация с сайта поставщика о цене, наличии, условиях поставки запрашиваемой запчасти и ее аналогов), Веб-заказ (автоматизированное оформление заказа из учетной программы прямо в онлайн-корзину интернет-магазина поставщика), Веб-аналоги (постоянно обновляемая база данных аналогов, в которой собрано около 20 млн пар кроссов и 2000 брендов производителей), встраиваемые каталоги запчастей по маркам автомобилей, онлайн каталог TecDoc – сервис для подбора автозапчастей и аналогов.

Процесс продаж в современном мире трудно представить без Интернета. Программа «AutoИнтеллект» дает возможность построить интернет-магазин без особых затрат, используя модуль «Веб-вход» на базе CMS 1C-BITRIX. Вся база автозапчастей, находящихся на складе пользователя, автоматически выгружается в интернет-магазин в виде динамического каталога. Клиенты получают возможность найти необходимую запчасть, сделать заказ, оплатить и в дальнейшем отслеживать статус заказа.

Если пользователю программы «AutoИнтеллект» необходимо максимально расширить ее возможности в части учета операций по ремонту и техобслуживанию автомобилей, можно подключить модуль «Автосервис», который позволяет вести полный управленческий, финансовый и складской учет, осуществлять контроль ремонтных операций (с ведением истории по каждому авто), оформлять все связанные с этим процессом документы, учитывать трудозатраты, вести справочники и формировать отчеты о деятельности предприятий.

Все просто: один универсальный документ (заказ-наряд) автоматизирует бизнес-процесс от приемки автомобиля и передачи его в ремзону до выдачи владельцу с распечаткой сопроводительной документации. На основе выполненных заказ-нарядов модуль «Автосервис» позволяет строить аналитические отчеты по различным показателям.

«В этом случае клиент получает бизнес-решение, разработанное с учетом специфики отрасли,- отмечает Галина. – Растет прибыль предприятия за счет уменьшения его издержек, расширяется клиентская база и исключается негативное воздействие «человеческого фактора», ведь все наши программы фиксируют и контролируют деятельность каждого сотрудника».

Не менее функциональными и эффективными в работе оказываются программы AutoSoft от компании «АвтоСофт». На текущий момент программы используют десятки тысяч пользователей в России и странах ближнего зарубежья. Это автосервисы (от гаражных мастерских до крупных мультибрендовых автоцентров), автомагазины (от небольших розничных точек до крупных федеральных сетей), автосалоны, сельхозпредприятия, автоэкспертные бюро, страховые компании, фирмы, занимающиеся автоперевозками, а также муниципальные и государственные предприятия дорожного хозяйства.

«Программа «АвтоПредприятие» позволяет полностью автоматизировать документооборот автосервиса (выписывать заказ-наряд, счета, договоры, расходные и приходные накладные, счета-фактуры, акты сдачи-приемки и прочие документы) и вести его от имени нескольких организаций. В программе реализован складской учет, можно вести сразу несколько складов. Софт можно настроить так, чтобы с одной базой данных работало несколько удаленных филиалов организации. «АвтоПредприятие» содержит справочники по нормам времени на ремонт отечественных и импортных ТС. А если будет не хватать стандартной базы данных можно дополнительно установить расширенную – «Нормы Времени SP4» – иллюстрированную базу данных по нормам времени на иномарки (более 32 000 моделей автомобилей, порядка 84 млн норм времени). Также на основе программы «АвтоКаталог AutoSoft», содержащей тысячи оригинальных заводских каталогов запчастей, в «АвтоПредприятии» можно в полуавтоматическом режиме создать карточки товаров, которые будут иметь правильные заводские наименования и номера. Это очень удобно, существенно ускоряет ввод информации и снижает количество вероятных ошибок из-за человеческого фактора.

«В программе можно вести учет персонала, – рассказывает Тимофей. – Создавать бригады, записывая туда конкретных сотрудников, назначать конкретных исполнителей на отдельные задачи и начислять им заработную плату по выполненным объемам работ. В «АвтоПредприятие» есть функция планирования ремонтов, календарь, в котором указывается, когда и какая машина придет на ремонт, и что с ней нужно будет делать».

Это программное решение помогает СТО в работе с клиентами: идет учет клиентский автомобилей, запчастей клиентов, если они пожелают использовать привезенные с собой детали, формируется полная история ремонтов, баланс по контрагентам. По словам Тимофея, можно ввести дисконтную систему, применяя различные скидки для разных клиентов. Удобной функцией является возможность рассылки sms-сообщений контрагентам прямо из интерфейса программы. При этом не требуется приобретать никакого дополнительного оборудования. Достаточно иметь доступ в Интернет. В программе реализована возможность загрузки цен на автозапчасти от множества поставщиков из различных регионов страны.

«Отмечу также, что в качестве дополнительного модуля к «АвтоПредприятию» можно установить «Интернет-Магазин» – программное решение для продажи автозапчастей через Интернет (в базовом варианте - на основе CMS OpenCart), при этом синхронизация оффлайн и онлайн модулей ПО поддерживается посредством XML, – рассказывает Тимофей. - Программа работает с различным торговым оборудованием, в частности с фискальными регистраторами и сканерами штрих-кодов. В настоящее время ведется разработка функции, которая позволила бы работать с терминалом сбора данных. В программе есть возможность обмена данными со сторонним софтом, например, 1С», – отмечает Тимофей.

На базе программы «АвтоПредприятие» было выпущено несколько программных реше-ний, которые имеют некоторые ограничения по функционалу, но зато и стоят несколь-ко дешевле полнофункционального софта. Среди таких программ: «АвтоМастерская» (версия для небольших гаражных автосервисов), «АвтоМагазин» (складской учет и документооборот автомагазинов запчастей), «Нормы Времени» (калькуляция стоимости ремонтных работ на станции технического обслуживания). Как отмечает Тимофей, обеспечивается так называемая «масштабируемость» программ – приобретя сначала «легкую» версию, можно впоследствии расширить ее до полнофункциональной. А наработанная база данных перенесется в полную версию. Для совсем небольших организаций предусмотрена бесплатная версия программы – «АвтоСервис Express Edition». С нее можно перейти на коммерческую версию ПО без потери данных.

Важный компонент программы - система аналитических и управленческих отчетов, которая позволяет вносить коррективы в процесс управления СТО, вовремя заказывать запчасти и материалы, выявлять задолженности контрагентов, оценивать эффективность фирмы в определенный период. За счет настройки учетных записей пользователей руководитель может регулировать доступ сотрудников к тем или иным функциям программы. А специальный режим позволяет сохранять информацию о том, кто и когда редактировал документы.

О перспективах

В ближайшее время, как считают наши эксперты, софт для автосервисов станет более гибким и простым, адаптируемым под требования конкретных пользователей. Одной из современных тенденций в этой сфере является разбиение программных решений на отдельные модули, которые, как уточняет Тимофей, можно выбрать отдельно, а потом в случае необходимости дополнить недостающими компонентами. По его мнению, одним из направлений развития рынка IT для автобизнеса может быть распространение программ SaaS (software as a service — программное обеспечение как услуга), это, по сути, передача программы в аренду. Такое решение позволяет клиентам экономить и понять, насколько использование программы эффективно для их бизнеса. Как правило, это происходит с применением «облачных» технологий.

В целом же самым главным трендом, который настраивает игроков рынка на оптимистичный лад, являет то, что все больше представителей сферы автобизнеса в полной мере отдают себе отчет о необходимости внедрения программ, позволяющих автоматизировать деятельность предприятий.