Экономия в малярно-кузовном цеху

«Экономика должна быть экономной» – эта фраза знакома большинству руководителей малярно-кузовных цехов, но далеко не все осознают, на чем можно и нужно экономить, а на чем экономить ни в коем случае нельзя.

«Не думай о том, как меньше тратить, думай, как больше зарабатывать» – это выражение больше подходит для бизнеса, ориентированного на развитие, а не для так называемого «бизнеса», целью которого является попытка не растерять то немногое, что осталось от былой роскоши.

Применительно к автомобильному бизнесу в целом, и к сегменту кузовного ремонта в частности, вопрос экономии стоял всегда остро. При этом часто видимая экономия не всегда приводила к позитивным изменениям.

ПРИМЕР: Загрузка малярно-кузовного цеха возросла настолько, что с таким объемом работ справляться уже невозможно. Руководство, видя многонедельную запись на ремонт, довольно потирает руки, веря, что такой поток клиентов надолго обеспечит работой и не иссякнет никогда. При этом, «за ненадобностью» сворачивается финансирование маркетинговых программ, в том числе, и по поддержанию лояльности имеющихся клиентов. Это приводит к закономерному результату: новые клиенты не появляются из-за длинной очереди и из-за маркетинговой «спячки», старые клиенты, поняв, что они уже не так интересны малярно-кузовному цеху, выбирают более комфортных партнеров. И этот процесс занимает на удивление короткий промежуток времени - 3-5 месяцев и все! Клиенты разбежались!

Вот результат «экономии». И это вместо того, чтобы направить усилие на экономию единственного исчерпаемого ресурса малярно-кузовного цеха – времени! Вместо того, чтобы сократить его потери, повысить пропускную способность цеха, начать работать более организованно и слаженно, не ослабляя при этом той маркетинговой активности, которая велась ранее.

И еще пример: в малярно-кузовном цеху сократилось количество продаваемых нормо-часов. Руководитель, не вдаваясь в подробности сложившейся ситуации, принимает «логичное» решение сократить бюджет затрат на обновление фонда инструмента и техническое обслуживание технологического оборудования. Казалось бы, налицо экономия, однако с каждым месяцем дела обстоят все хуже. И вскоре наступит день, когда выйдет из строя окрасочно-сушильная камера, и цех на неделю просто прекратит работу. Недовольные клиенты, недовольные сотрудники, снижение заработных плат – цех на грани закрытия. Вот еще один результат «экономии» на том, на чем экономить, в общем-то, не стоило.

Так на чем же можно и нужно экономить, а какие аспекты ни в коем случае нельзя оставлять без внимания, в том числе и финансового?

Предлагаю посмотреть на этот вопрос в разрезе ресурсов и затрат малярно-кузовного цеха.

Малярно-кузовной цех обладает ресурсами, и от эффективности использования этих ресурсов зависит общая эффективность работы. Основные ресурсы малярно-кузовного цеха:

Персонал. Люди, которые выполняют работу, обслуживают поток автомобилей. Сотрудники, обладающие квалификацией, опытом, мотивацией к выполнению качественных услуг.

Площади. Производственные, складские, стояночные, вспомогательные площади, без наличия которых выполнение кузовного ремонта было бы невозможно.

Оборудование и оснастка. Тяжелое технологическое оборудование, оснастка, ручной, электрический, пневматический и специнструмент, позволяющий сократить сроки выполнения ремонта с обеспечением неизменно высокого качества.

Деньги. Если рассматривать деньги как ресурс, то это «кровь» любого бизнеса. Без оборотных средств сложно закупить запчасти, расходные и лакокрасочные материалы, платить заработную плату сотрудникам, оплачивать аренду и коммунальные платежи. Чем эффективнее использовать этот ресурс, тем стабильнее бизнес, и тем большим «запасом прочности» обладает предприятие.

Время. Невосполнимый ресурс и потому наиболее ценный. Если оборудование можно отремонтировать, деньги взять в кредит, людей научить, а площади расширить, то восполнить потери времени практически невозможно. Поэтому, от эффективности использования этого ресурса зависит эффективность малярно-кузовного цеха, а многие другие ресурсы используются только для того, чтобы сократить потери ценнейшего ресурса – времени.

Вполне логично, что чем более эффективно использовать имеющиеся ресурсы, тем более эффективно будет работать все производство. В любом успешном бизнесе малые деньги (затраты) создают большие деньги (доходы), и кузовной ремонт здесь не исключение. Соответственно, для того, чтобы заработать, необходимо все-таки что-то вложить.

Какие же затраты необходимо нести, а каких можно избежать?

Предлагаю разделить все затраты на две категории:

• Полезные затраты, то есть те затраты, которые необходимы для действительно эффективной работы
• Убытки, то есть те затраты, которые несет предприятие, когда работает неэффективно

Так что же можно отнести к полезным затратам в малярно-кузовном цеху?

• Несомненно, это своевременное техническое обслуживание оборудования и инструмента. От состояния оборудования во многом зависит качество работ, трудозатраты на их выполнение, а также, собственно, возможность исполнять работы. Согласитесь, что перед дальней поездкой лучше потратить относительно небольшую сумму на проверку технического состояния автомобиля и исправить имеющиеся недочеты, чем встать на середине пути из-за внезапно возникшей поломки! Технологическое оборудование в малярно-кузовном цеху можно сравнить с автомобилем, отправившемся в безостановочное кругосветное путешествие.
• Обучение персонала. Несмотря на все опасения руководства инвестировать в повышение квалификации персонала, дескать «я вложу денег в обучение специалиста, а он уйдет к конкуренту», лучше работать относительно короткое время с профессиональным коллективом, приносящим прибыль, чем долгий срок мучиться с непрофессионалами, которые доставляют больше проблем, чем прибыли. Более того, сама возможность обучения, профессионального роста является сильным мотивирующим фактором для специалистов малярно-кузовных цехов и часто приводит к повышению уровня лояльности кадров к компании, вопреки опасениям руководства потерять недавно обученного сотрудника.
• Современное программное обеспечение. На сегодняшний день программное обеспечение вышло на один уровень с дорогим технологическим оборудованием не только по стоимости, но и по возможностям сократить бесполезные потери времени, денег и труда. Чем более функциональное программное обеспечение применяется в малярно-кузовном цеху, тем больше есть возможностей обеспечить равномерную загрузку работой каждого исполнителя. При этом отпадает необходимость в использовании значительных людских ресурсов в планировании, контроле этапов ремонта, ведении статистики, и появляется возможность перенаправить эти ресурсы в более полезное русло (контроль качества, работа с клиентами, сокращение дебиторской задолженности).
• Применение в работе профессиональных технологий окраски, расходных и лакокрасочных материалов. Одним из основных отличий профессиональных расходных и лакокрасочных материалов от бюджетных «аналогов», помимо удобства в применении, технологической поддержки поставщика, цены, гарантии качества, является возможность сократить потери времени на выполнение технологических операций с поддержанием неизменно высокого качества работ. Возможно при относительно небольшом потоке ремонтируемых автомобилей это не играет решающей роли, однако при серьезной, профессиональной работе «на поток» затраты времени на выполнение технологического цикла кузовного ремонта оказывают ключевое влияние на эффективность работы малярно-кузовного цеха.
• Затраты на мотивирование, удержание и подбор персонала. Движущей силой малярно-кузовного цеха, несомненно, являются его сотрудники. Затраты на справедливую оплату труда, мотивацию персонала к повышению собственной эффективности, командообразование, повышение лояльности персонала к компании – это необходимый минимум, который должно финансировать руководство компании. Если же возникает необходимость в найме новых сотрудников, желательно воспользоваться услугами специализированных кадровых агентств, что конечно же тоже стоит денег, но эти затраты существенно меньше, чем затраты на адаптацию и первичное обучение сотрудника, изначально не оправдывающего ожидания руководства от его работы.

Все вышеперечисленные затраты – та цена, которую платят малярно-кузовные цеха за то, чтобы работать эффективно. Как правило, посчитать полезные затраты достаточно просто, они также называются явными потерями. Это и есть те самые «спички», на которых многие ошибочно «экономят» в сложных рыночных ситуациях. Подсчитать же убытки, недополученный доход гораздо сложнее -это, так называемые, скрытые потери, но как раз эти затраты существенно выше явных потерь. Они несут в себе основную опасность, и их можно и нужно сокращать.

Что можно отнести к скрытым потерям?

Дефекты. Некачественно выполненный ремонт, помимо затрат времени, расходных и лакокрасочных материалов на исправление дефекта «ломает» весь цикл кузовного ремонта, что при высокой загрузке работой существенно снижает потенциал малярно-кузовного цеха. Ведь любая переделка – это всегда неожиданность, незапланированный ремонт, который необходимо выполнить без очереди и который приводит к сбоям в планировании загрузки цеха, откладывая ремонт других автомобилей «на потом». И эти потери ещё не самые большие. Гораздо хуже, если некачественно отремонтированный автомобиль дойдет до этапа выдачи клиенту или, что еще страшнее, будет выдан. В этом случае малярно-кузовной цех рискует своей репутацией, что при относительно редкой частоте повторных обращений клиентов (в среднем 1 автомобиль попадает в ДТП 1 раз в 3 года) может оказать серьезное влияние на загрузку работой. При этом причиной некачественно выполненного ремонта как раз и является экономия на явных затратах (обслуживание оборудования, обучение персонала, качественные расходные и лакокрасочные материалы).

Время. Это та цена, которую малярно-кузовной цех тратит на выполнение работ. Но все ли рабочее время используется работниками эффективно? К сожалению, нет. Статистика показывает, что средний исполнитель, работающий в малярно-кузовном цеху, тратит на выполнение продуктивной работы всего 50% своего рабочего времени. Остальное – потери. Потери, вызванные перебоями при планировании и распределении объема работ по исполнителям, потери, вызванные недостаточным уровнем оснащённости рабочих постов оборудованием и инструментом, в конце концов, потери, вызванные недостаточной мотивацией персонала к выполнению работ. Причиной этих потерь также является так называемая «экономия» на том, на чём экономить не стоит.

Запасы. Приобретая крупные партии запасных частей и материалов, пусть даже с существенной скидкой, малярно-кузовной цех рискует на долгое время «заморозить» вложенные в эти запасы средства, а также снизить эффективность использования складских площадей для их хранения. Несомненно, запасы необходимы для обеспечения бесперебойности работы цеха, но их величина должна быть адекватной пропускной способности предприятия с учетом существующей загрузки. Процесс планирования объемов запасов можно сравнить с расчетом пневматической системы: чем больше потребителей сжатого воздуха, тем больше поток воздуха, и тем большего объема необходим ресивер, который обеспечивает равномерность подачи воздуха в пневмосистему. То же относится и к запасам, причем речь идет не только о запчастях, но и о парковочных площадях, планируемых промежутках незанятого времени исполнителей «на всякий случай» при распределении загрузки цеха работой, а также о величине площадей для хранения деталей, временно снятых с автомобиля, количеству постов ожидания при смене этапов ремонта машины.

Вышеперечисленные потери после их «оцифровки» и представлении в цифровом и финансовом выражении в разы выше полезных затрат. По статистике малярно-кузовных цехов, в которых проводился анализ скрытых и явных потерь, скрытые потери в три раза выше явных. И это притом, что сократить скрытые потери путем оптимизации бизнес-процессов возможно в четыре и более раза.

Подумайте, что лучше: ничего не делая сократить явные затраты, например, на миллион рублей, недополучив при этом три миллиона, либо, приложив усилия, сэкономить 2,5 миллиона рублей скрытых потерь, не урезая финансирования действительно важных и полезных направлений деятельности малярно-кузовного цеха, не снижая качества выполнения работ, а также уровня лояльности клиентов и сотрудников?

Минимальными ресурсами достигать максимального результата за счет их рационального использования или вкладывать серьезные инвестиции в расширение площадей неэффективно работающих малярно-кузовных цехов?

У каждого найдутся свои ответы на эти вопросы, свои «за» и «против», однако очевидно то, что малярно-кузовной цех интересен клиентам, когда работает эффективно и, наоборот, без клиентов, загрузки работой, малярно-кузовной цех эффективно работать не сможет. Предпочтительнее идти по пути роста клиентской базы за счёт повышения качества сервиса, которое является прямым следствием эффективности использования ресурсов малярно-кузовного цеха, чем, экономя на малом, растерять самое ценное – клиентов.