Планирование загрузки малярно-кузовного цеха

Планирование — оптимальное распределение ресурсов для достижения поставленной цели.

Википедия

Планирование в малярно-кузовном цеху – одна из самых трудновыполнимых задач, стоящих перед руководством. В начале развития производства многие руководители не уделяют этой задаче должного внимания. Действительно, а зачем? В условиях недостаточной загрузки компания рада каждому приезжающему на ремонт клиенту и имеет возможность в кратчайшие сроки выполнить заявленный ремонт.

Однако все меняется, как только поток клиентов возрастает. А это, как правило, происходит неожиданно, и компании, которые заранее не продумали систему планирования загрузки, оказываются не готовыми к существенному повышению загрузки, в итоге теряя часть клиентов просто из-за того, что не могут оказать услуги с надлежащим качеством и приемлемыми сроками. Фактически планирование загрузки подразумевает собой процесс, основной целью которого является оптимизация использования имеющихся ресурсов предприятия (площади, персонал, оборудование). При этом предприятию всегда нужно быть готовым к росту загрузки, даже если на сегодняшний день количество клиентов минимально. Соответственно, разработка и внедрение процесса планирования загрузки цеха работой необходимо предпринимать уже в начале деятельности предприятия, даже когда видимого эффекта такое планирование не дает. В любом случае внедрение процесса планирования загрузки – инвестиции в будущее развитие малярно-кузовного цеха. Вдобавок ко всему именно на начальном этапе становления цеха наличествует бесценный ресурс – время для внедрения и отработки процесса планирования загрузки, а при росте разгрузки МКЦ работой времени уже не будет.

Итак, каковы же основные цели планирования загрузки?

Отлаженная система планирования загрузки «убивает двух зайцев», обеспечивая рациональное использование ресурсов предприятия и при этом достигая максимальной предсказуемости процесса ремонта автомобиля для клиента. Что это означает?

Рациональное использование ресурсов предприятия подразумевает бесперебойную работу каждого из сотрудников предприятия, отсутствие авралов, четкое соблюдение графика работы, равномерное распределение работы по исполнителям.

Предсказуемость процесса ремонта для клиента означает четкое соблюдение сроков и стоимости ремонта, оперативное информирование клиента обо всех изменениях в процессе ремонта автомобиля. Таким образом, достигается максимальная лояльность клиентов к малярно-кузовному цеху.

Что лежит в основе эффективного планирования? От чего следует отталкиваться при проведении планирования загрузки цеха работой?

Основной задачей планирования является оптимизация использования ресурсов предприятия. Соответственно, при осуществлении планирования необходимо в первую очередь исходить из имеющихся ресурсов малярно-кузовного цеха. А это в первую очередь время. Время сотрудников, доступное время использования технологического оборудования. Таким образом, эффективное планирование необходимо производить, опираясь на ресурсы, имеющиеся в распоряжении в данный момент, а не на пожелания клиентов, как бы странно это ни звучало. Ведь идя на поводу у клиента, сервисмены зачастую обманывают сами себя, а в результате и клиента, пообещав ему невозможное (нереальные сроки выполнения ремонта, нереально низкие цены и т. д.). Это в конечном счете и приводит (помимо снижения эффективности работы цеха) к снижению лояльности клиента. Именно по этой причине в подразделениях приемки различных малярно-кузовных цехов приходится часто слышать такие претензии клиентов: «А что же вы сразу не сказали?», «Могли хотя бы позвонить…», «Что, я зря потратил время, приехав к вам?».

При работе с клиентом необходимо изначально корректно оценить свой потенциал, в противном случае возникают авралы и, как следствие, снижается качество выполняемых работ.

Наверное, каждый из руководителей малярно-кузовного цеха сталкивался со следующей ситуацией. Клиент «неожиданно» приезжает в малярно-кузовной цеха за «отремонтированным» автомобилем, а процесс ремонта в лучшем случае еще не закончен, а в худшем – даже не начинался. При «разборе полетов», как правило, выясняются следующие причины создавшейся ситуации:

• отсутствие контроля за процессом ремонта автомобилей;

• клиент не оповещен о задержках в сроках ремонта (в большинстве случаев причиной этого являются как отсутствие информации о возникающих в процессе ремонта проблемах, так и элементарный страх сообщить клиенту неприятные для него новости);

• сбои в процессе ремонта автомобиля (дополнительные согласования, дополнительные заказы запчастей, в результате чего про автомобиль попросту «забывают»).

Единственным решением, позволяющим исключить похожие ситуации, является внедрение системы планирования загрузки, которая одновременно является системой отслеживания этапов ремонта автомобиля. На практике системы планирования загрузки в малярно-кузовных цехах реализуются следующими методами:

1. Планирование загрузки с использованием «бумажных» носителей информации

Несмотря на то что этот метод достаточно распространен, он имеет существенные недостатки:

• значительныепотери времени на оформление рабочей документации в «бумажном» виде (любой «бумажный» документ требует потерь времени на поиск и оформление);

• сложности в оперативном информировании клиента о текущем этапе ремонта автомобиля, а также об изменениях в процессе ремонта;

• значительные потери времени на поиск и восстановление рабочей документации (любой «бумажный» документ может потеряться);

• невозможность планирования загрузки, исходя из объема ремонта. Планирование при использовании «бумажных» носителей позволяет оперировать исключительно количественными показателями (количество автомобилезаездов в день). В лучшем случае производится грубое разделение автомобилезаездов по типам ремонтов (замена стекол, стапельный ремонт, средний и мелкий кузовной ремонт).

2. Планирование загрузки с использованием самостоятельно разработанного программного обеспечения на базе продуктов Microsoft Office

Этот подход к планированию более эффективен и имеет несомненные преимущества по сравнению с «бумажным» планированием:

• исключение потерь времени на поиск рабочей документации;

• возможность оперативного определения текущего состояния ремонта автомобиля;

• возможность более точного планирования каждого из этапов ремонта и предварительное определение сроков выдачи автомобиля клиенту;

• исключение случаев «потери» ремонтируемых автомобилей.

Однако несмотря на очевидные преимущества, система планирования загрузки с использованием программного обеспечения на базе продуктов Microsoft Office также имеет недостаток:

так как в большинстве малярно-кузовных цехов имеется учетная система, в которой открывается и закрывается заказ-наряд, использование дополнительного файла для планирования загрузки существенно увеличивает объем ручной работы, а значит, повышает потери времени при оформлении электронной рабочей документации. Например, при предварительной записи автомобиля в ремонт мастер-приемщик заносит данные по клиенту и автомобилю в файл-электронную таблицу с планом автомобилей, когда же клиент приезжает на ремонт, мастер-приемщик повторно заносит эти же данные в основную учетную систему при открытии заказ-наряда.

3. Планирование загрузки с использованием интегрированного в основную учетную систему модуля для планирования загрузки

На сегодняшний день интегрированные системы планирования приобретают все большее распространение, обеспечивая максимальную эффективность планирования. Таким образом, при применении интегрированных модулей планирования загрузки, учетная система из инструмента выставления счетов, учета материальных ценностей и начисления заработной платы превращается в эффективный инструмент управления бизнес-процессами предприятия.

Основные плюсы интегрированной системы планирования загрузки:

• точное планирование рабочего дня всех работников предприятия, начиная от мастера-приемщика и заканчивая исполнителем (арматурщик, жестянщик, маляр);

• планирование загрузки цеха, исходя из внутренних ресурсов;

• точное планирование на основании трудоемкости ремонта автомобилей;

• оперативное взаимодействие подразделений малярно-кузовного цеха (приемка, отдел запчастей, отдел по работе со страховыми компаниями, цех) и, как следствие, изначальное определение сроков окончания ремонта автомобиля;

• возможность долгосрочного планирования загрузки малярно-кузовного цеха;

• ведение электронного документооборота, что сокращает время на оформление и поиск рабочей документации и сводит к минимуму количество ошибок, вызванных так называемым «человеческим фактором»;

• оперативная оценка текущего уровня загрузки как каждого исполнителя, так и всего цеха работой;

• ведение электронного архива документов по каждому автомобилезаезду, что позволяет выполнять оперативный поиск информации по каждому автомобилю;

• автоматическое напоминание персоналу о необходимости связаться с клиентом, а также при наступлении даты планируемой смены этапа ремонта.

На сегодняшний день существует множество эффективных систем планирования загрузки МКЦ, интегрированных в основную учетную систему. Все они в той или иной мере преследуют одну цель – оптимизировать использование ресурсов предприятия и, как следствие, повысить лояльность клиента. Некоторые системы представляют собой график рабочего дня каждого исполнителя, некоторые объединены с системами учета фактических затрат времени исполнителями, некоторые решения изначально вписаны в основную учетную систему, некоторые возможно интегрировать в систему в качестве дополнительных модулей. В любом случае электронная система планирования, интегрированная в основную учетную систему, является эффективным инструментом повышения лояльности клиентов и загрузки малярно-кузовного цеха работой.

Мир не стоит на месте, технологии, в том числе и управления процессами, развиваются бурными темпами. Очень часто приходится наблюдать, как малярно-кузовной цех, обладающий сравнительно небольшим потенциалом (оборудование, площади), получает прибыль в разы большую, чем предприятие, обладающее большим потенциалом. Причем достигается это исключительно за счет ноу-хау в управлении и планировании рабочих процессов кузовного ремонта с использованием споттера для кузовного ремонта. Согласитесь, есть над чем задуматься. Как правило, инвестиции в электронные системы планирования окупаются достаточно быстро – в течение нескольких месяцев. При этом предприятие, внедряющее у себя электронную систему планирования загрузки и отслеживания этапов ремонта, получает инструмент, позволяющий освободить огромный потенциал рабочего времени, который возможно направить на работу с клиентом и повышение качества ремонта автомобилей.