Системный интегратор для СТО

Фактически программа «Куратор» представляет собой своеобразную оболочку, надстройку над имеющимся на СТО программным обеспечением электронного документооборота, предназначенную для оптимизации работы кузовных станций. Никоим образом не нарушая сложившейся структуры работы с документами (например, на многих станциях основным документообразующим продуктом является «1С»), «Куратор» обобщает и агрегирует данные, имеющие непосредственное отношение к работе малярно-кузовного цеха, позволяя отыскать и получить их максимально быстро и просто. Разработчики приложили максимум усилий для упрощения процессов согласований и заказа запчастей, а также для облегчения взаимодейст­вия сотрудников сервиса и их доступа ко всей необходимой информации.

К созданию программного комплекса «Куратор» автора — Артема Ткачева — подтолкнула необходимость. Работая начальником отдела кузовных запчастей в компании Major, он столкнулся с большим объемом непроизводственных затрат времени на разного рода согласования, телефонные переговоры, переписку и поиск необходимых сведений в целом ряде файлов. В то время вся работа опиралась на обычную почтовую переписку — после разборки и дефектовки мастер-консультант составлял письмо и отправлял его специалисту отдела запчастей; тот в свою очередь составлял заказ в виде xls-файла и т. д. Естественно, стремясь оптимизировать производственный процесс, Артем начал подыскивать программу, которая могла бы исключить из рабочего процесса бесполезные затраты. И каким же сюрпризом для него оказалось то, что ничего подобного не нашлось не только у ведущих компаний, специализирующихся на разработке программных продуктов, но даже у крупных холдингов, занимающихся автосервисом и разрабатывающих проприетарные программы «под себя». В результате, движимый желанием просто оптимизировать собственный труд, Артем начал писать программу — естественно, регулярно консультируясь с сотрудниками других отделов. Так в 2006 году появилась самая первая версия «Куратора».

Начальник кузовного цеха компании «Револт-Авто» Евгений Фурсов познакомился с «Куратором» уже на первых этапах разработки, когда, как он жестко выразился по этому поводу, «работали на дровах».

По его словам, новая программа сразу же понравилась всем специалистам, взявшим на себя роль ее бета-тестеров. Понравилась именно тем, что предоставляла единое виртуальное рабочее поле для всех отделов и служб, задействованных в процессе ремонта. Естественно, в процессе реальной эксплуатации у пользователей возникали какие-то замечания и рекомендации, учитывавшиеся в последующих версиях, и за 2–3 года «Куратор» превратился в отточенный продукт, оптимизирующий деятельность СТО не только за счет уменьшения объема рутинной работы, но и за счет предельной оперативности обновления информации и полной ее прозрачности для всех участников процесса. При этом программа учитывает все нюансы работы со страховыми компаниями. Это обстоятельство немаловажное хотя бы потому, что до начала кризиса около 95% всех клиентов, приехавших на кузовной ремонт, были направлены страховыми компаниями. На сегодняшний день все доработки, которые необходимы программе при внедрении, связаны со спецификой индивидуальных предприятий, например, со стандартами электронного документооборота, применяемыми данным сервисом.

Особенно удобно, как отметил Евгений Фурсов, то, что c программой может одновременно работать большое количество сотрудников, она избавляет их от необходимости на каждом этапе выходить на прямую связь, представляя информацию чрезвычайно оперативно и наглядно. Вся работа с программой проходит в режиме онлайн. При этом интерфейс программы адаптирован для каждого функционального участка — у приемщика один, у специалиста отдела запчастей другой и т. д. О завершении каждого этапа работ мгновенно становится известно всем участникам процесса, нет никакой необходимости в уведомлении коллег по электронной почте или звонком по телефону. Разумеется, необходимости в контроле за процессом программа не отменяет, но работу начальника кузовного цеха облегчает многократно, позволяя буквально за считанные секунды окинуть взглядом текущую ситуацию и выявить узкие места, понять, насколько хорошо сотрудники исполняют свои обязанности, начиная от поступления автомобиля от страховой компании через этапы согласования, ожидания запчастей, ожидания машины и заканчивая ремонтом и выдачей автомобиля клиенту. При этом оперативность поступления информации дает возможность очень быстро реагировать на возникновение нештатных ситуаций. При отсутствии программы такой контроль невозможен, и все сводится к «ручному» регулированию.

Следует отметить и такое преимущество, как ассоциирование всех необходимых файлов, будь то снимки поврежденных деталей или отсканированные направления в формате jpg, переписка в формате doc или калькуляции в формате xls. Они автоматически «привязываются» к конкретной машине, устраняя необходимость создавать огромное количество папок и отыскивать среди них нужную. Если предварительная оценка ущерба, как это бывает в большинстве случаев, проведена неверно, достаточно после дефектовки нажать клавишу «Сформировать акт согласования», и он будет создан автоматически. Продуманы даже такие детали, как отслеживание местонахождения автомобиля (на территории СТО или у клиента) и автоматическая отправка SMS-уведомлений клиенту.

Таким образом, система «Куратор» обеспечивает:

■ сокращение числа ошибок и высокую скорость работы персонала благодаря удобному, интуитивно понятному интерфейсу, встроенной системе защиты от ошибок, удобству и оперативности работы со страховыми компаниями, автоматическому формированию шаблонов быстрой дефектовки, актов согласований и рабочих листов, автоматическому добавлению сопутствующих запчастей, наглядному расписанию приема машин и возможности контролировать ход работ в цехе;

■ сокращение сроков ремонта благодаря встроенной системе контроля задержек на ключевых этапах работы (удобная система индикаторов мгновенно оповещает пользователей о возникновении критических ситуаций и позволяет оперативно решать проблемы);

■ повышение уровня удовлетворенности клиентов благодаря системе SMS-оповещения и простоте доступа ко всей необходимой информации;

■ четкое и продуктивное взаимодействие кузовного цеха с отделом запчастей;

■ слаженное взаимодействие с основной системой учета («1С»): автоматическое создание заказ-нарядов, автоматическое определение местонахождения, цен и сроков поставки деталей (в том числе и при их наличии на складах поставщиков и филиалов), автоматическое создание и снятие резервов, оформ­ление выдачи деталей в производство и возвратов.

В результате, прекрасно справляясь с продекларированной целью — повысить эффективность работы кузовных станций, «Куратор» попутно решает целый ряд задач, позволяя поднять оборот МКЦ, повысить прибыльность, оперативно решать проблемы и предупреждать критические ситуации. Все это обеспечит удовлетворенность клиентов — залог их лояльности и стабильности работы СТО даже в период спада деловой активности и снижения продаж из-за динамики роста цен на автомобили.