«Калькулятор расходов»: как навести финансовый порядок в кузовном цехе

Оказывается, стандартные боли руководителей СТО - перерасход материалов, хромающая эффективность работы сотрудников, отсутствие точной системы расчета ремонта — можно решить фактически за 5 минут. Как? Решение предлагает «Европроект Групп» — в виде программы «Калькулятор норм расхода ЛКМ». Причем это не сложный софт, а простой Exel-файл, который расставит все по местам в учете материалов. Мы поговорили с разработчиком Алексеем Соболевским, чтобы разобраться, как это работает.

Если вы до сих пор считаете материалы «на глазок» и не можете отследить, кто из мастеров перерасходует шпаклевку или лак, эта программа станет вашим главным помощником.

Запуск за 5 минут

«Программа сделана на базе Exel и устанавливается в течение 5 минут. По сути, это экселевский файл. Его можно передать пользователю даже по электронной почте», — объясняет Алексей Соболевский.

Здесь не понадобятся программисты или долгое обучение. Скачали файл, активировали — и можно начинать работу.

Интерфейс программы «Калькулятор норм расхода ЛКМ»

Три уровня доступа: кто и что видит в системе

Чтобы каждый сотрудник имел доступ только к нужной информации, в программе предусмотрено три типа пользователей:

• исполнитель (маляр): видит только свои задачи и нормы расхода:
• руководитель: может редактировать список исполнителей и создавать отчеты;
• администратор: имеет полный доступ ко всем данным и настройкам.

«Сделано это, чтобы руководитель кузовного цеха мог обеспечить совместное использование этой программы разными категориями сотрудников», — уточняет Алексей.

Как проходит расчет от сметы до выдачи материалов?

1.    Настройка прайса. В программу загружены розничные цены на материалы. Можно настроить индивидуальные скидки для разных клиентов.

2.    Выбор параметров ремонта. 

Можно указать:

- Заказ-наряд и исполнителя.

- Характеристики материала (например, «укрывистость» краски).

- Тип ЛКП (одностадийное, двухстадийное).

- Деталь, ее размер и тип ремонта (ремонтная, новая, локальный ремонт и т.д.).

3.    Расчет. Нажимаете кнопку «Рассчитать» — и программа сразу показывает полную калькуляцию.

Что видит маляр? Четкий перечень материалов, их количество и пропорции для смешивания.
Что видит руководитель? Полную себестоимость ремонта, включая все материалы: грунты, краски, лаки, абразивы, шпатлевки и расходники.

Контроль перерасхода: «красный» и «зеленый» — сигналы для руководителя

Самая частая проблема — маляры берут материалы «с запасом». Калькулятор решает ее просто:

Вы нажимаете «факт = норма», и программа выставляет нормативные значения.

• Если мастер просит больше (например, 150 г вместо 112 г), вы вбиваете новое число.
• Автоматически пересчитываются все составляющие (отвердители, разбавители), а разница между нормой и фактом подсвечивается цветом:

- зеленый — экономия.

«Калькулятор позволяет неплохо экономить на материалах. Потому что часто маляр говорит, что нужно столько-то лака, мол, с запасом. Но когда видит норму 200 гр, то уже не будет брать 300. Возьмет максимум 230-240», — комментирует Алексей.

Алексей Соболевский (слева) на заключении договора по использованию программы с одним из клиентов

Работа с несколькими заказами и отложенные сделки

• Сводные заказы: кнопка «В сумму» позволяет собрать материалы на несколько заказ-нарядов и получить общую калькуляцию.
• Отложенные расчеты: если клиент просит предварительный расчет и уходит «подумать», вы нажимаете «Отложить». Расчет сохраняется в базе и может быть мгновенно восстановлен, когда клиент вернется. Таким образом программа формирует и базу клиентов СТО.

Главный инструмент аналитики: архив и отчеты по исполнителям

Вся работа фиксируется в Архиве. Можно выбрать любой период и посмотреть:

• общий отчет по всем заказ-нарядам.
• норму, факт и разницу в граммах и деньгах по каждому материалу.
• отчеты по каждому исполнителю. Можно выбрать фамилию маляра и увидеть, как он работал за выбранный период.

«Калькулятор для руководителей цехов, помимо определения стоимости, является классным инструментом по оценке экономической эффективности исполнителей», — заключает Алексей Соболевский.

Резюме: что получает руководитель кузовного цеха?

• Контроль расходов: точно знает себестоимость каждого ремонта.
• Снижение перерасхода: маляры начинают работать экономнее, когда видят нормы.
• Прозрачность: понимает, кто из сотрудников работает эффективно.
• Базу для переговоров: быстро готовит коммерческие предложения и работает с возражениями клиентов.
• Простота: не требует специальных знаний и дорогого внедрения.

«Калькулятор расходов» — это не просто программа, а персональная система финансового контроля, которая окупается с первого же дня использования.

Отзыв клиента

Виталий Смирнов, руководитель отдела запасных частей компании «Светлана», г. Ярославль.

- Программой пользуемся уже около полугода. Работает прозрачно и понятно, хорошо помогает в учете. Раньше мы напрямую ориентировались на показания маляров-подготовщиков: сколько материала нужно выдать, сколько краски требуется, какие расходники. А благодаря калькулятору появились стандарты: объемы краски для определенной запчасти, расходные материалы.

Плюс это еще одна точка контроля сотрудника-исполнителя. Мы строим отчет по определенному периоду: неделя, две недели, месяц. Видим, сколько материалов израсходовано, какая экономия или перерасход по каждому заказ-наряду. В реальном времени следим за наличием на складе нужных продуктов.

Программой непосредственно пользуюсь я, как руководитель, и сотрудник-техник склада. Также мы всегда на связи с Алексеем Соболевским. Если возникают вопросы или мы хотим, например, дополнить меню, пишем запрос, и разработчик делает все необходимое. То есть «калькулятор» постоянно обновляется, причем в оперативном режиме.